E-Mails auf das Wesentliche reduzieren
Nutzen Sie dazu den Küchenzurufstil
In der Kürze liegt die Würze, und dies gilt insbesondere für E-Mails. Doch Vorsicht! Damit ist nicht gemeint, im Telegrammstil mit vielen
Abkürzungen zu formulieren. Vielmehr ist es wichtig, die E-Mail auf das Wesentliche zu reduzieren und dies an den Anfang zu stellen. Wie sieht das Wesentliche kurz und knapp aus?
Wir nutzen dazu einen Journalistenstil, den sogenannten Küchenzuruf. Der Küchenzuruf fasst die Kernaussage kurz und prägnant zusammen und verhilft schnell zur Orientierung.
Henri Nannen, Gründer der Zeitschrift „Stern“ hat diese Methode geprägt. Sie ist entstanden aus der Vorstellung, dass der Ehemann beim Zeitung lesen seiner Gattin, die sich gerade in der Küche befindet, zuruft: „Erna, stellt dir vor, die Renten werden schon wieder gekürzt“. Aus dieser Aussage formulierte Henri Nannen dann seinen ersten Satz: „Die Renten werden erneut gekürzt. Wie ein Regierungssprecher gestern mitteilte…“. Die Kunst einer gut lesbaren E-Mail liegt also darin, die Kernaussage zu fassen und prägnant an den Anfang zu stellen.
Der Küchenzuruf fasst die Kernaussage kurz und prägnant zusammen und stellt sie an den Anfang
Beispiel Langer Stil:
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„Sehr geehrter Herr Schulz,
es geht um Ihre telefonische Meldung zum Drucker XL2000, auf dem Sie aktuell nicht mehr drucken können. Wir haben inzwischen den Fehler lokalisiert und möchten Ihnen die Lösung mitteilen. Wenn Sie den Drucker wieder nutzen wollen, dann ist es wichtig, in den Systemeinstellungen beim Drucker XL2000 zunächst in den Modus wieder auf „Farbdruck“ umzustellen.
Stellen Sie bitte erst den Schalter (on/off) um, dann gehen Sie im Menü auf Systemeinstellungen und wählen Farbeinstellungen…“.
- Beispiel Küchenzurufstil:
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„Guten Tag Herr Schulz,
es geht um Ihre Druckerstörung. Damit Sie möglichst bald wieder auf Ihrem Drucker XL2000 ausdrucken können, gehen Sie bitte wie folgt vor: Schalter on/off auf „on“ stellen, …“.
Checkliste zu Beginn einer E-Mail
Diese Tipps und Überlegungen helfen Ihnen dabei, sich vor dem Schreiben zunächst auf den Empfänger Ihrer Nachricht einzustellen:
- Welchen Kenntnisstand hat der Empfänger (vermutlich)?
- Welche Informationen helfen ihm, Zusammenhänge zu verstehen?
- Welche Informationen sind neu für ihn?
- Was kann ich dem Empfänger technisch zutrauen/zumuten?
