Richtig formulieren: 5 Tipps, was eine automatische Abwesenheitsnachricht können muss
Steht man vor einer Dienstreise oder einem Training, einer Urlaubsreise oder ist aus sonstigen Gründen per E-Mail nicht erreichbar, empfiehlt es sich, eine Abwesenheitsnachricht im Mailprogramm einzurichten, die automatisiert versendet wird, sobald man im betreffenden Zeitraum angeschrieben wird. Was sollte diese Nachricht beinhalten? Welche Information hilft dem Absender weiter? Und in welchem Stil darf die Nachricht geschrieben sein? Hier kommen 5 Tipps für Ihre nächste Abwesenheit im Job.
1. Wann sollte eine Abwesenheitsnachricht eingerichtet werden?
Ob Krankheit, Urlaub oder Dienstreise, es gibt verschiedene Gründe, einen Autoresponder einzurichten. Wie lange der Zeitraum sein sollte, in dem man fehlt, so dass sich eine solche Nachricht anbietet, ist natürlich nicht festgelegt. Es gibt Fälle, in denen freitags mittags Autoresponder eingerichtet werden, obwohl man montags schon wieder bereitsteht. Das kann übertrieben sein, hängt jedoch auch davon ab, welche Erwartungshaltung der Gegenüber hat. Arbeitet man gemeinsam an einem Projekt, wo es auf schnelle Reaktionszeiten ankommt, kann die Einrichtung Sinn machen. Im Regelfall kann man an eine Einrichtung denken, wenn man zwei Werktage und länger fehlt.
2. Was sollte in der Abwesenheitsnachricht mitgeteilt werden?
Der Autoresponder versendet im Prinzip eine ganz gewöhnliche Mail, die den Empfänger auch als solche erreicht. Insofern sollte man diese Nachricht auch so verstehen und die üblichen Grundformeln einer geschäftlichen Mail beachten. Anrede, freundlicher Einstieg, Abschiedsformel und Name oder Signatur gehören dazu. Ergänzend sollte man an den Zeitraum der Abwesenheit denken und Hinweise zu einer etwaigen Vertretung geben.
- Muss ich den Grund für die Abwesenheit nennen?
Nicht zwingend – geht es um Urlaub oder Krankheit, können das sehr persönliche Gründe sein, die nicht jedem Empfänger mitgeteilt werden müssen. Wichtiger dürfte diesem sowieso sein, zu erfahren, was mit seiner Nachricht passiert und wer sich um sein Anliegen in der Zeit der Abwesenheit kümmert
3. Muss ich den Grund für die Abwesenheit nennen?
Nicht zwingend – geht es um Urlaub oder Krankheit, können das sehr persönliche Gründe sein, die nicht jedem Empfänger mitgeteilt werden müssen. Wichtiger dürfte diesem sowieso sein, zu erfahren, was mit seiner Nachricht passiert und wer sich um sein Anliegen in der Zeit der Abwesenheit kümmert.
4. Welcher Ton ist angemessen?
Die Abwesenheitsnachricht passt im besten Falle zu Ihrem üblichen Schreibstil und dem des Unternehmens. Da es sich in der Regel um eine geschäftliche Nachricht handelt, sollte sie neben den formalen Aspekten (siehe oben) auch im sprachlichen Stil angemessen sein. Das muss nicht zu konservativ ausgelegt werden – eine etwas lockere Formulierung schafft unter Umständen eine positive Stimmung und sorgt für Anknüpfungspunkte mit dem Gesprächspartner bei Rückkehr an den Arbeitsplatz.
5. Arbeiten im Hintergrund – wer vertritt mich?
Mit dem Autoresponder alleine ist es nicht getan. Es bringt zum Beispiel wenig, in der Nachricht mitzuteilen, welcher Mitarbeiter die Vertretung übernimmt, wenn dieser gar nichts davon weiß oder vielleicht selbst einige Tage in diesem Zeitraum nicht verfügbar ist. Außerdem ist es gut, wenn man die Nachricht gerade dann noch einmal genau auf Zeitraum und Vertretung überprüfen, wenn man eine Meldung aus dem Archiv als Vorlage kopiert und so die Gefahr besteht, alte Daten zu verwenden. Und: Am Ende sollte die Abwesenheitsnachricht natürlich auch nicht länger laufen, als man selbst tatsächlich nicht da ist.
